Stand August 2026 · Version 1.4

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der mentro GmbH für die Nutzung der SaaS-Plattform «mentro»

Anbieterin: mentro GmbH, Bergstrasse 19a, 5644 Auw, E-Mail: contact@mentro.ch, Telefon: 077 498 38 50 (nachfolgend «mentro»).

§ 1 Geltungsbereich und Vertragsschluss

1.1 Diese AGB regeln die Nutzung der von mentro betriebenen, KI-gestützten Berufsbildungs-Plattform «mentro» (nachfolgend «Plattform») durch den Kunden. Kunde ist die Organisation der beruflichen Grundbildung, die sich für die Plattform registriert und ein Abonnement abschliesst; das kann ein Lehrbetrieb oder eine Bildungsinstitution sein (z.B. ein Anbieter eines Basislehrjahrs oder überbetrieblicher Kurse) (nachfolgend «Kunde»).

1.2 Die Plattform richtet sich ausschliesslich an Unternehmen, Organisationen und Behörden (B2B). Sie ist nicht für Konsumentinnen und Konsumenten bestimmt.

1.3 Diese AGB gelten ausschliesslich. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nur Vertragsbestandteil, wenn mentro ihrer Geltung schriftlich ausdrücklich zugestimmt hat.

1.4 Der Vertrag kommt zustande, indem entweder (a) der Kunde im Registrierungs-/Bestellprozess diese AGB durch aktive Bestätigung (Anklicken des Kontrollkästchens) akzeptiert und die Registrierung abschliesst, oder (b) die Parteien einen individuellen Vertrag (insbesondere einen Pilotvertrag) unterzeichnen, dem diese AGB in einer datierten Fassung als Anhang beiliegen. Im Fall (b) ersetzt die Unterzeichnung die Bestätigung nach (a); die AGB gelten in der dem Vertrag beiliegenden Fassung. mentro bestätigt die Registrierung in der Regel per E-Mail. Die handelnde Person sichert zu, zur Vertretung des Kunden befugt zu sein. Fehlt diese Vertretungsbefugnis, so steht die handelnde Person mentro nach Massgabe von Art. 39 OR persönlich für den daraus entstehenden Schaden ein und hält mentro von Ansprüchen frei, die aus dem fehlenden Zustandekommen des Vertrags mit dem vertretenen Kunden entstehen (Haftung des vollmachtlosen Vertreters / falsus procurator).

1.5 Vertragsbestandteile sind in folgender Rangordnung: (a) ein allfälliges individuelles Angebot/Auftragsbestätigung (insbesondere für den Pilot, vgl. § 5.6), (b) der Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) gemäss § 7, (c) diese AGB, (d) die Datenschutzerklärung sowie weitere Leistungsbeschriebe. Bei Widerspruch geht das jeweils zuerst Genannte vor; in datenschutzrechtlichen Belangen geht der AVV diesen AGB vor.

§ 2 Leistungsbeschrieb

2.1 mentro stellt dem Kunden die Plattform als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet zur Nutzung bereit. Die Plattform ermöglicht insbesondere die Dokumentation von Tätigkeiten und Lernjournalen durch Lernende, die Begleitung durch Berufs- und Praxisbildner, die Erstellung von Bildungsberichten sowie ein KI-gestütztes Kompetenz-Mapping samt Berechnung eines Kompetenz-Scores («mentro Score»). Einzelheiten der KI-gestützten Bearbeitung ergeben sich aus der Datenschutzerklärung und dem AVV.

2.2 Der jeweilige Funktionsumfang richtet sich nach dem gebuchten Abonnement gemäss der bei Vertragsschluss gültigen Leistungsbeschreibung/Preisliste (§ 5.1). Während der Pilotphase kann ein einheitlicher Funktionsumfang gelten.

2.3 Verfügbarkeit: mentro ist um eine angemessene Verfügbarkeit der Plattform im Jahresmittel bemüht. Im Standard wird kein zugesichertes Service Level (SLA) und keine bestimmte Verfügbarkeitsquote geschuldet. Ausgenommen von der Verfügbarkeit sind insbesondere geplante Wartungsarbeiten (nach Möglichkeit ausserhalb der üblichen Geschäftszeiten und mit angemessener Vorankündigung), Störungen ausserhalb des Einflussbereichs von mentro (namentlich beim Kunden, bei Telekommunikations- oder Infrastrukturanbietern bzw. Subprozessoren) sowie Fälle höherer Gewalt (§ 12). Ein eigenes SLA kann gesondert vereinbart werden.

2.4 mentro ist berechtigt, die Plattform fortlaufend weiterzuentwickeln, zu aktualisieren und einzelne Funktionen zu ändern oder zu ersetzen, soweit der vertraglich geschuldete Kernnutzen erhalten bleibt und dies für den Kunden zumutbar ist. Wesentliche Einschränkungen des Funktionsumfangs werden mit angemessener Vorankündigung mitgeteilt.

2.5 Support erfolgt im Standard per E-Mail zu üblichen Geschäftszeiten; Reaktionszeiten werden nicht zugesichert, soweit nicht gesondert vereinbart.

2.6 Technische Limits (Fair Use). mentro kann zum Schutz von Stabilität, Sicherheit und Verfügbarkeit der Plattform angemessene technische Limits vorsehen und durchsetzen (z.B. Speicherkontingente je Organisation, maximale Dateigrössen, Begrenzung automatisierter Abrufe). Die jeweils geltenden Limits ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung bzw. der Plattform; die vertragsgemässe Nutzung wird dadurch nicht wesentlich eingeschränkt.

§ 3 Nutzungsrechte / Lizenz

3.1 mentro räumt dem Kunden für die Vertragsdauer ein nicht-exklusives, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares und auf den vertragsgemässen Gebrauch beschränktes Recht zur Nutzung der Plattform ein. Es wird kein Eigentum und keine Kopie der Software übertragen (reine Online-Nutzung).

3.2 Der Kunde darf die Plattform nur durch seine zugelassenen Endnutzer (Org-Admins, Berufsbildner, Praxisbildner, Lernende sowie im vorgesehenen Funktionsumfang eingeladene Externe, z.B. externe Beurteilende oder die gesetzliche Vertretung) und nur im Rahmen der von ihm verantworteten beruflichen Grundbildung nutzen. Eine Nutzung für Dritte, eine entgeltliche Weitergabe der Nutzung oder ein Betrieb als Service-Bureau ist ohne schriftliche Zustimmung von mentro unzulässig.

3.3 Untersagt sind insbesondere: das Kopieren, Bearbeiten, Dekompilieren oder Zurückentwickeln der Software (vorbehaltlich zwingender gesetzlicher Erlaubnis nach URG), das Umgehen technischer Schutz- oder Zugangsmechanismen, das automatisierte Auslesen (Scraping) sowie jede Nutzung, welche die Sicherheit, Integrität oder Verfügbarkeit der Plattform gefährdet.

3.4 Bei Beendigung des Vertrags erlischt das Nutzungsrecht. Der Umgang mit Kundendaten nach Vertragsende richtet sich nach § 6.5 und dem AVV.

§ 4 Pflichten des Kunden

4.1 Der Kunde nutzt die Plattform ausschliesslich rechtmässig und im Einklang mit diesen AGB, dem AVV und den anwendbaren Gesetzen.

4.2 Der Kunde ist als Verantwortlicher i.S.v. Art. 5 lit. j des Datenschutzgesetzes (DSG, SR 235.1) für die von ihm und seinen Endnutzern eingegebenen Personendaten verantwortlich; mentro bearbeitet diese Daten als Auftragsbearbeiterin (§ 7). Die Plattform stellt für Lernende ein Geburtsdatumsfeld sowie ein Feld für die E-Mail-Adresse der gesetzlichen Vertretung bereit; der Kunde erfasst und pflegt diese Angaben und hält sie aktuell, damit die Minderjährigkeit systemseitig erkennbar ist. Sind Lernende nicht beim Kunden selbst angestellt (z.B. Lehrvertrag mit einem Mitgliedsbetrieb bei Basislehrjahren), sichert der Kunde zu, dass er hinsichtlich der Plattformnutzung als Verantwortlicher handeln darf, und stellt die Information sowie die erforderlichen Befugnisse gegenüber diesen Dritten sicher.

4.2a Rechtsgrundlage der Kern-Bearbeitung. Rechtsgrundlage der Bearbeitung der Lernendendaten im Rahmen der ordentlichen Plattformnutzung (insbesondere Lerndokumentation, Tätigkeiten, Lernjournale, KI-gestütztes Kompetenz-Mapping und mentro Score sowie Bildungsberichte) ist das Lehr-/Ausbildungsverhältnis (Lehrvertrag – bei Minderjährigen von der gesetzlichen Vertretung mitunterzeichnet) sowie der gesetzliche Bildungsauftrag des Kunden. Hierfür ist weder eine gesonderte Einwilligung der Lernenden noch ein Einzelvertrag mit den Lernenden erforderlich. Der Kunde sichert zu, dass er (a) über diese Rechtsgrundlage verfügt und (b) seine Lernenden sowie – bei Minderjährigen – deren gesetzliche Vertretung transparent über die Bearbeitung auf der Plattform informiert. mentro stellt dem Kunden hierfür die Datenschutzerklärung (siehe Datenschutzerklärung) zur Erfüllung der Informationspflicht nach Art. 19 DSG bereit. Gesonderte Unterschriften-/Einwilligungsformulare pro Lernende:r sind für die Kern-Nutzung nicht erforderlich. Es steht dem Kunden frei, gegenüber seinen Lernenden ergänzend eigene Einwilligungen einzuholen; mentro verlangt dies für die Kern-Nutzung nicht.

4.2b Optionale Erweiterungen mit Freigabe der betroffenen Person. Nur echt optionale, nicht zur obligatorischen Nutzung gehörende Funktionen setzen eine Freigabe der betroffenen Person voraus. Dies betrifft namentlich die organisationsübergreifende Sichtbarkeit von Lerndaten (z.B. gegenüber Anbietern überbetrieblicher Kurse): Sie erfolgt nur aufgrund einer Freigabe, welche die lernende Person im Rahmen der organisationsübergreifenden Einladung erteilt und jederzeit widerrufen kann. Ohne Freigabe findet diese Bearbeitung nicht statt. Urteilsfähige minderjährige Lernende erteilen diese Freigabe selbst (Art. 19c ZGB); eine gesetzliche Altersgrenze besteht nicht. Der Kunde beurteilt in eigener Verantwortung die Urteilsfähigkeit minderjähriger Lernender für diese Freigabe. Ist eine lernende Person hierfür nicht oder zweifelhaft urteilsfähig, stellt der Kunde sicher, dass die gesetzliche Vertretung vorgängig einbezogen wird bzw. zustimmt; der Nachweis dieses Einbezugs obliegt dem Kunden. mentro trifft keine eigene Altersbeurteilung und darf auf eine in der Plattform erteilte oder widerrufene Freigabe vertrauen, ohne deren Wirksamkeit selbständig zu überprüfen.

4.2c Besondere Personendaten und KI-Profiling Minderjähriger. Soweit über die Plattform besondere Personendaten bearbeitet werden (z.B. Gesundheits- oder Stimmungsangaben in Freitext-Lernjournalen) oder ein KI-gestütztes Profiling Minderjähriger erfolgt, sorgt der Kunde für die hierfür erforderliche Grundlage bzw. den Einbezug der gesetzlichen Vertretung.

4.3 Der Kunde stellt sicher, dass die von ihm und seinen Endnutzern eingegebenen Inhalte (insbesondere Freitexte in Lernjournalen, Beobachtungen und Uploads) keine Rechte Dritter verletzen, keine widerrechtlichen Inhalte enthalten und nicht in unverhältnismässiger Weise besondere Personendaten Dritter offenlegen.

4.3a Nutzungsrichtlinie. Der Kunde weist seine Endnutzer an, die Plattform ausschliesslich zur Dokumentation und Begleitung der beruflichen Grundbildung zu nutzen. Unzulässig sind insbesondere: das Hochladen oder Erfassen von Inhalten, die Rechte Dritter verletzen, strafbar oder herabwürdigend sind; das Erfassen von Personendaten Dritter, die für den Ausbildungszweck nicht erforderlich sind (namentlich Ausweis-, Zahlungs- oder Gesundheitsdokumente Dritter); Versuche, die Zugriffs- oder Mandantentrennung zu umgehen, die Plattform automatisiert in einer Weise abzufragen, die den Betrieb beeinträchtigt, oder Sicherheitsmassnahmen zu testen bzw. auszuhebeln (Sicherheitsforschung nur nach vorgängiger schriftlicher Abstimmung); Eingaben, die darauf abzielen, die KI-gestützten Auswertungen zu manipulieren, deren Schutzmechanismen (einschliesslich der Maskierung) zu umgehen oder das System zu zweckfremden Ausgaben zu veranlassen; die Verwendung von KI-gestützten Auswertungen als ungeprüfte alleinige Grundlage für disziplinarische, arbeitsrechtliche oder abschliessende bildungsbezogene Entscheide (vgl. § 7.4 und AVV § 2a.3a); die Nutzung der Plattform zur Verhaltens- oder Leistungsüberwachung ausserhalb des nach § 4.7 zulässigen Rahmens. mentro kann bei einem schwerwiegenden oder wiederholten Verstoss nach vorgängiger Information des Kunden den betroffenen Zugang vorübergehend sperren; die Beurteilung und Sanktionierung des Nutzerverhaltens obliegt im Übrigen dem Kunden (§ 4.6). Die sofortige Schutzsperre nach § 6.4b bleibt vorbehalten.

4.3b Keine Vorabkontrolle. mentro ist nicht verpflichtet, die vom Kunden oder seinen Endnutzern eingegebenen Inhalte vorgängig zu prüfen, zu überwachen oder zu moderieren. Gesetzliche Pflichten zur Entfernung rechtswidriger Inhalte ab Kenntnis bleiben vorbehalten.

4.4 Der Kunde macht bei der Registrierung und Abrechnung wahrheitsgemässe, vollständige und aktuelle Angaben (insbesondere Firma, Rechnungsadresse, Rechnungs-E-Mail, Anzahl der Lernenden) und hält diese aktuell.

4.5 Der Kunde und seine Endnutzer halten ihre Zugangsdaten geheim, schützen sie vor dem Zugriff Dritter und geben sie nicht weiter. Der Kunde verwaltet die Rollen- und Zugriffszuweisungen seiner Organisation sorgfältig. Eine organisationsübergreifende Sichtbarkeit erfolgt nur nach Massgabe von § 4.2b (Freigabe der betroffenen Person). Bei Verdacht auf Missbrauch oder Kompromittierung eines Zugangs informiert der Kunde mentro unverzüglich.

4.6 Der Kunde haftet für das Verhalten seiner Endnutzer wie für eigenes Verhalten.

4.7 Nutzung von Personendaten Mitarbeitender / Arbeitsrecht. Der Kunde verwendet Audit-Logs, Beobachtungen sowie Aktivitäts- und Nutzungsdaten seiner Mitarbeitenden (Berufsbildner, Praxisbildner, Org-Admins) nur im arbeitsrechtlich zulässigen Rahmen. Setzt er solche Daten zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle ein, stellt er in eigener Verantwortung die Einhaltung von Art. 328b OR (Verhältnismässigkeit, Persönlichkeitsschutz) und allfälliger gesamtarbeitsvertraglicher Vorgaben sicher. mentro stellt Audit-Logs ausschliesslich zu Sicherheits- und Nachweiszwecken bereit; eine automatisierte Leistungsbewertung von Mitarbeitenden findet plattformseitig nicht statt. Für arbeitsrechtliche Folgen einer solchen Nutzung haftet der Kunde.

§ 5 Preise und Zahlung

5.1 Die Vergütung bemisst sich pro aktivem Lernenden und Monat nach dem gebuchten Abonnement gemäss der jeweils gültigen Preisliste. Referenzplan ist «mentro all in one» mit einem Listenpreis von CHF 10.– je aktivem Lernenden und Monat (Stand Juli 2026). Massgebend ist die jeweils im Bestellprozess angezeigte bzw. individuell vereinbarte Preisliste.

5.2 Massgeblich für die Anzahl abzurechnender Lernender ist die Zahl der im jeweiligen Abrechnungsmonat in der Organisation des Kunden aktiven Lernenden; als aktiv gilt jedes Lernendenkonto, das im Abrechnungsmonat eingerichtet und nicht deaktiviert oder archiviert ist, unabhängig von der Nutzungshäufigkeit. Die mentro GmbH ist derzeit nicht mehrwertsteuerpflichtig (Jahresumsatz unter CHF 100'000); die Preise verstehen sich daher ohne MWST. Bei Eintritt der MWST-Pflicht wird die MWST zusätzlich ausgewiesen.

5.3 Testphase: Neuen Kunden steht eine kostenlose Testphase von 30 Tagen offen. Geht innert dieser Frist kein kostenpflichtiges Abonnement ein bzw. wird die Testphase nicht in ein solches überführt, endet der Zugang ohne Kosten. Pilotabonnements (§ 5.6) sind kostenpflichtig.

5.4 Abrechnung und Zahlung: Die Abrechnung erfolgt monatlich. Zahler ist der Kunde (hinterlegte Rechnungsadresse/Rechnungs-E-Mail). Die Zahlung erfolgt per Rechnung (QR-Rechnung/Banküberweisung); es gilt ein Zahlungsziel von 30 Tagen netto ab Rechnungsdatum. Eine Online-Kartenzahlung wird derzeit nicht angeboten; ihre allfällige Einführung wird, einschliesslich des damit verbundenen Zahlungsdienstleisters als Subprozessor, vorgängig nach Massgabe des AVV angekündigt.

5.5 Verzug: Bleibt eine Zahlung nach Fälligkeit aus, befindet sich der Kunde nach Ablauf des Zahlungsziels bzw. nach Mahnung in Verzug. mentro ist diesfalls berechtigt, einen Verzugszins von 5 % p.a. (Art. 104 OR) sowie angemessene Mahnspesen zu erheben und nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Fristansetzung den Zugang zur Plattform zu sperren. Die Sperrung lässt die Zahlungspflicht und die Pflichten zur Datenaufbewahrung unberührt.

5.6 Pilotprogramm: Für im Rahmen des Pilotprogramms aufgenommene Kunden gelten ergänzend folgende Bedingungen, soweit im individuellen Angebot bestätigt: - (a) Pilotpreis von CHF 5.– je aktivem Lernenden und Monat während der Pilotlaufzeit, entsprechend einem Rabatt von 50 % auf den Listenpreis des Plans «mentro all in one» (§ 5.1); - (b) Laufzeit und Kündigung richten sich nach dem individuellen Pilotvertrag. Der Pilot verlängert sich nicht automatisch und geht nicht selbsttätig in ein reguläres Abonnement über; ein Anschlussvertrag kommt nur zustande, wenn die Parteien ihn ausdrücklich vereinbaren; - (c) Mitwirkungspflichten des Kunden nach Massgabe des individuellen Pilotvertrags, namentlich Rückmeldungen zur Nutzung über das plattforminterne Support- und Ticketing-System, ein schriftliches Testimonial sowie unverbindlicher Roadmap-Input. Nennung als Referenz, Logo- und Case-Study-Nutzung richten sich nach dem individuellen Pilotvertrag; der Kunde kann eine erteilte Freigabe mit Wirkung für die Zukunft schriftlich widerrufen. Der Pilot ist kostenpflichtig. Bei Widerspruch zwischen diesen AGB und dem individuellen Pilotvertrag geht der Pilotvertrag vor. Im Übrigen gelten diese AGB.

5.7 Preisänderungen für reguläre Abonnements teilt mentro mit einer Vorankündigung von 30 Tagen mit; sie gelten ab der nächsten Abrechnungsperiode. Ist der Kunde mit einer Preiserhöhung nicht einverstanden, kann er auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens kündigen.

5.8 Verrechnung und Zurückbehaltung. Der Kunde darf mit Gegenforderungen nur verrechnen und ein Zurückbehaltungsrecht nur ausüben, soweit seine Gegenforderungen unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind. Im Übrigen bleibt die Vergütungspflicht des Kunden bestehen.

5.9 Fortbestehende Vergütungspflicht während berechtigter Sperre. Sperrt mentro den Zugang zur Plattform zu Recht (insbesondere nach § 5.5 oder bei einem wichtigen Grund i.S.v. § 6.4), so bleibt die Vergütungspflicht des Kunden für die Dauer der Sperre fortlaufend bestehen; die Sperre lässt die Zahlungspflicht sowie die Pflichten zur Datenaufbewahrung unberührt (vgl. § 5.5).

§ 6 Laufzeit und Kündigung

6.1 Der Vertrag beginnt mit dem Vertragsschluss (§ 1.4) bzw. mit Beginn der Testphase.

6.2 Reguläre Abonnements laufen unbefristet und können von beiden Parteien mit einer Frist von 30 Tagen auf das Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode gekündigt werden, soweit keine Mindestlaufzeit vereinbart ist.

6.3 Laufzeit und Kündigung von Pilotabonnements richten sich nach dem individuellen Pilotvertrag (§ 5.6); eine automatische Verlängerung findet nicht statt.

6.4 Das Recht zur ausserordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt vorbehalten. Ein wichtiger Grund liegt für mentro insbesondere bei erheblichem Zahlungsverzug trotz Mahnung oder bei schwerwiegendem Verstoss gegen § 3 oder § 4 vor.

6.4a Ausserordentliche Kündigung bei Wegfall der datenschutzrechtlichen Grundlage. Der Kunde kann diesen Vertrag – ungeachtet einer allfälligen Mindestlaufzeit (§ 6.3) – ausserordentlich und mit sofortiger Wirkung schriftlich (Textform, E-Mail genügt) kündigen, wenn die datenschutzrechtliche Grundlage für die Bearbeitung entfällt, insbesondere wenn (a) die zugesicherte CH-Datenresidenz für die im Auftrag bearbeiteten Lerndaten nicht gewährleistet ist oder wegfällt oder (b) der Kunde einem neuen oder geänderten Subprozessor aus begründetem, datenschutzrelevantem Anlass nach Massgabe des AVV (§ 7 AVV) widerspricht und mentro innert angemessener Frist keine zumutbare Abhilfe schafft. In diesem Fall erstattet mentro dem Kunden bereits im Voraus bezahlte Entgelte pro rata temporis für den nach Wirksamwerden der Kündigung nicht mehr genutzten Zeitraum zurück. Die Datenexport- und Löschungspflichten nach § 6.5 und dem AVV gelten entsprechend.

6.4b Sofortige Schutzsperre. Abweichend von § 4.3a darf mentro den Zugang einzelner Endnutzer oder, soweit erforderlich, des Kunden ohne vorgängige Ankündigung vorübergehend sperren, wenn dies notwendig ist, um eine konkrete, erhebliche Gefahr für die Sicherheit oder Integrität der Plattform, für Personendaten oder für andere Kunden abzuwenden (namentlich bei kompromittierten Zugangsdaten, Angriffen auf die Plattform oder schwerwiegendem Missbrauch). Die Sperre ist auf das erforderliche Mass und die erforderliche Dauer zu beschränken; mentro informiert den Kunden unverzüglich über Grund und voraussichtliche Dauer und hebt die Sperre auf, sobald die Gefahr behoben ist. Die Vergütungsfolgen richten sich nach § 5.9.

6.5 Folgen der Beendigung: Mit Vertragsende erlischt das Nutzungsrecht. Der Kunde kann seine Daten während der Vertragsdauer und nach Beendigung als Export (PDF/JSON) beziehen; ein solcher Export wird während einer Frist von 90 Tagen bereitgestellt. Nach Ablauf der Exportfrist löscht mentro die Kundendaten innert einer Frist von 4 bis 8 Wochen; weist der Kunde mentro vorher zur Löschung an, erfolgt die Löschung entsprechend früher. Aus verschlüsselten Backups entfallen die Daten im Rotationszyklus, spätestens 6 Monate nach Löschung der Primärdaten. Vorbehalten bleiben gesetzliche Aufbewahrungspflichten (insbesondere 10 Jahre für Geschäfts- und Rechnungsunterlagen gemäss Art. 958f OR). Einzelheiten zu Löschung, Aufbewahrung und Rückgabe regelt der AVV. Für Daten, die der Kunde exportiert oder ausserhalb der Plattform an Dritte weitergibt, ist ab dem Export allein der Kunde verantwortlich.

6.6 Datenexport bei Insolvenz oder Betriebseinstellung. Stellt mentro den Betrieb der Plattform ein oder wird über mentro ein Insolvenz-/Nachlassverfahren eröffnet, bleibt dem Kunden der Datenexport (PDF/JSON) seiner Daten gewährleistet; mentro trifft hierfür angemessene organisatorische Vorkehrungen.

§ 7 Datenschutz

7.1 mentro bearbeitet Personendaten im Rahmen des Plattformbetriebs als Auftragsbearbeiterin des Kunden; der Kunde bleibt Verantwortlicher i.S.v. Art. 5 lit. j DSG (§ 4.2). Die Einzelheiten der Auftragsbearbeitung, einschliesslich der eingesetzten Subprozessoren, der technischen und organisatorischen Massnahmen sowie der Pflichten bei Datenschutzverletzungen, regelt der zwischen den Parteien abzuschliessende Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV, siehe Auftragsbearbeitungsvertrag), der integrierender Bestandteil dieses Vertrags ist.

7.1a Rechtsgrundlage, Transparenz-/Informationspflicht (Art. 19 DSG) sowie die optionalen Erweiterungen mit Freigabe der betroffenen Person richten sich nach § 4.2a–4.2c. Die zur Erfüllung der Informationspflicht erforderlichen Angaben stellt mentro über die Datenschutzerklärung bereit; gesonderte Einwilligungsformulare pro Lernende:r sind für die Kern-Nutzung nicht erforderlich.

7.2 Soweit mentro Daten zu eigenen Zwecken bearbeitet (insbesondere Stammdaten der Vertragsbeziehung, Abrechnung, Plattformsicherheit, gesetzliche Aufbewahrung), handelt sie als eigenständig Verantwortliche; Einzelheiten ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

7.3 Die Plattform umfasst Profiling und eine KI-gestützte Bewertung von Lerninhalten unter menschlicher Aufsicht. Es ergeht keine den Kunden oder die betroffene Person bindende Einzelentscheidung allein durch die KI; Bildungsberichte werden durch Berufsbildner verantwortet und unterzeichnet. Die Information der betroffenen Personen hierüber obliegt dem Kunden (§ 4.2a, 4.2c); mentro stellt die notwendigen Informationen zur Funktionsweise über die Datenschutzerklärung bereit.

7.4 Prüfpflicht bei KI-generierten Inhalten. Bevor KI-gestützte Vorschläge oder Kompetenz-Zusammenfassungen in einen unterzeichneten Bildungsbericht übernommen werden, prüft der unterzeichnende Berufsbildner deren sachliche Richtigkeit; mit seiner Unterschrift verantwortet er den Inhalt des Berichts. Der Kunde stellt sicher, dass seine Berufsbildner diese Prüfpflicht kennen und wahrnehmen. mentro stellt hierfür Quellen-/Evidenzanzeige und Konfidenzwerte bereit, übernimmt aber keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit KI-generierter Texte (§ 10.2).

§ 8 Geheimhaltung

8.1 Die Parteien behandeln alle im Zusammenhang mit dem Vertrag erhaltenen, nicht offenkundigen Informationen der anderen Partei (insbesondere technische, geschäftliche und Sicherheitsinformationen) vertraulich und verwenden sie nur zur Vertragserfüllung.

8.2 Die Geheimhaltungspflicht gilt nicht für Informationen, die nachweislich öffentlich bekannt sind oder ohne Verletzung dieser Pflicht werden, der Partei bereits rechtmässig bekannt waren oder aufgrund zwingender gesetzlicher oder behördlicher Anordnung offenzulegen sind.

8.3 Die Geheimhaltungspflicht besteht auch nach Beendigung des Vertrags fort. Die Bearbeitung von Personendaten richtet sich (vorrangig) nach § 7 und dem AVV.

§ 9 Geistiges Eigentum

9.1 Sämtliche Rechte an der Plattform, der zugrunde liegenden Software, an Quellcode, Datenmodellen (insbesondere am «mentro Competency Evidence Model»/MCEM und am «mentro Score»), an Konzepten, Dokumentationen, Marken und Designs stehen ausschliesslich mentro bzw. ihren Lizenzgebern zu. Dem Kunden wird ausschliesslich das Nutzungsrecht nach § 3 eingeräumt.

9.2 Die vom Kunden und seinen Endnutzern eingegebenen Inhalte und Daten (Kundendaten) verbleiben beim Kunden bzw. den betroffenen Personen. mentro erhält hieran nur die zur Vertragserfüllung und zum Plattformbetrieb erforderlichen Bearbeitungsbefugnisse nach Massgabe des AVV.

9.2a Ergebnisse der Plattform. Die aus den Kundendaten erzeugten personenbezogenen Ergebnisse (namentlich Kompetenz-Evidenzen, Kompetenzprofil, mentro Score, Bildungsberichte und Auswertungen) stehen dem Kunden bzw. den betroffenen Personen im gleichen Umfang zu wie die Kundendaten; sie sind Bestandteil des Datenexports (§ 6.5). Die Rechte am zugrunde liegenden Verfahren, Modell und Quellcode (§ 9.1) bleiben davon unberührt und werden durch die Nutzung nicht übertragen. Die Verwendung anonymisierter, nicht re-identifizierbarer Aggregate richtet sich ausschliesslich nach dem AVV.

9.3 Gibt der Kunde Anregungen oder Feedback (insbesondere Roadmap-Input im Pilot, § 5.6), so ist mentro berechtigt, diese unentgeltlich und zeitlich unbeschränkt zur Verbesserung der Plattform zu nutzen, ohne dass dem Kunden hieraus Rechte oder Vergütungsansprüche erwachsen.

§ 10 Gewährleistung und Haftung

10.1 mentro erbringt die Leistungen mit der branchenüblichen Sorgfalt. mentro gewährleistet nicht, dass die Plattform jederzeit unterbrechungs- und fehlerfrei verfügbar ist oder bestimmte vom Kunden beabsichtigte Zwecke erfüllt. Gemeldete reproduzierbare, wesentliche Mängel behebt mentro innert angemessener Frist.

10.2 Die KI-gestützten Auswertungen (insbesondere Kompetenz-Mapping und mentro Score) beruhen auf statistischen Verfahren und stellen unterstützende Hinweise dar. Sie ersetzen nicht die fachliche Beurteilung durch die Berufs- und Praxisbildner und sind ohne deren Prüfung nicht massgeblich. mentro übernimmt keine Gewähr für die inhaltliche Richtigkeit dieser Auswertungen.

10.3 mentro haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit sowie für rechtswidrig absichtlich oder grobfahrlässig verursachte Schäden. Eine zwingende gesetzliche Haftung (insbesondere nach Produktehaftpflicht- und Datenschutzrecht) bleibt unberührt.

10.4 Im Übrigen ist die Haftung von mentro – soweit nach Art. 100 und Art. 101 OR zulässig – für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Insbesondere haftet mentro nicht für indirekte Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn sowie Ansprüche Dritter.

10.4a Verlust von Kern-Lerndaten. Der Verlust der Kern-Lerndaten (Lerndokumentation, Kompetenz-/Score-Daten, Bildungsberichte) ist von der Haftung nicht vollständig ausgenommen: Bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit haftet mentro nach Massgabe von Art. 100 OR uneingeschränkt. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet mentro bis zur erhöhten Limite nach § 10.5a; hat der Kunde zumutbare eigene Sicherungen bzw. Exporte (§ 6.5) unterlassen, mindert sich die Haftung im Umfang seines Mitverschuldens.

10.5 Soweit zulässig, ist die gesamte Haftung von mentro für leicht fahrlässig verursachte Schäden pro Schadensfall und insgesamt pro Vertragsjahr auf die Höhe der vom Kunden in den letzten 12 Monaten vor dem schädigenden Ereignis bezahlten Vergütung begrenzt, mindestens jedoch auf CHF 5'000 (absoluter Mindestbetrag/Floor). Massgebend ist der höhere der beiden Beträge.

10.5a Erhöhte Limite für Datenverlust und Datenschutzverletzungen. Abweichend von § 10.5 gilt für Schäden aus dem Verlust von Kern-Lerndaten (§ 10.4a) sowie aus Verletzungen des anwendbaren Datenschutzrechts eine erhöhte Haftungslimite von CHF 50'000 pro Schadensfall und insgesamt pro Vertragsjahr, soweit eine solche Begrenzung nach Art. 100 OR (Aushöhlungsverbot) und Art. 8 UWG zulässig ist. Die unbeschränkte Haftung bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie die zwingende gesetzliche Haftung (§ 10.3) bleiben unberührt.

10.6 Der Kunde hält mentro von Ansprüchen Dritter frei, die daraus entstehen, dass der Kunde oder seine Endnutzer rechtswidrige Inhalte eingeben oder ihre Pflichten nach § 4 (insbesondere zu Rechtsgrundlage, Transparenz-/Informationspflicht und Einwilligungen nach § 4.2a–4.2c) verletzen.

10.7 Geltung für alle Anspruchsgrundlagen. Die Haftungsbeschränkungen und Höchstbeträge nach diesem § 10 gelten für sämtliche Ansprüche des Kunden gegen mentro aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis und seinen Bestandteilen, unabhängig von der Anspruchsgrundlage und einschliesslich Ansprüchen aus dem AVV und aus dem Datenschutzrecht, soweit nicht zwingendes Recht entgegensteht. Ein Vorrang des AVV bezieht sich auf die datenschutzrechtlichen Pflichten der Parteien, nicht auf die Haftungsordnung nach diesem § 10.

§ 11 Änderungen der AGB

11.1 mentro kann diese AGB anpassen, soweit dies aus sachlichen Gründen (insbesondere Anpassung an Rechtsänderungen, technische oder funktionale Weiterentwicklung) erforderlich ist und der Kunde dadurch nicht unangemessen benachteiligt wird.

11.1a Vorrang des AVV bei Subprozessoren. Die Hinzuziehung oder Ersetzung von Subprozessoren erfolgt ausschliesslich nach dem Verfahren des AVV (§ 7 AVV; Vorankündigung von 30 Tagen und datenschutzrechtliches Einspruchsrecht des Kunden). Die Bestimmungen dieses § 11 – insbesondere die Zustimmungsfiktion durch Weiternutzung nach § 11.2 – sind auf Änderungen von Subprozessoren nicht anwendbar; in datenschutzrechtlichen Belangen geht der AVV diesen AGB vor (§ 1.5).

11.2 Geringfügige / nicht nachteilige Änderungen. Änderungen, die den Kunden nicht oder nur unwesentlich betreffen (z.B. redaktionelle Anpassungen, Anpassung an Rechtsänderungen ohne Nachteil), werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in geeigneter Form (z.B. per E-Mail oder Hinweis in der Plattform) mitgeteilt. Widerspricht der Kunde nicht innert dieser Frist und nutzt er die Plattform weiter, gelten solche Änderungen als angenommen. Auf diese Folge wird in der Mitteilung gesondert hingewiesen. Diese Zustimmungsfiktion gilt nicht für Änderungen von Subprozessoren (§ 11.1a; ausschliesslich AVV § 7).

11.3 Wesentliche oder nachteilige Änderungen. Änderungen, die wesentlich sind oder den Kunden benachteiligen (insbesondere Änderungen von Preisen, Hauptleistungspflichten, Haftung oder wesentlichen Nutzungsbedingungen), werden nur mit aktiver Zustimmung des Kunden wirksam. Stimmt der Kunde nicht zu, gelten die bisherigen Bedingungen weiter; mentro kann den Vertrag diesfalls auf den Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung mit einem Sonderkündigungsrecht ordentlich kündigen, und auch dem Kunden steht ein Sonderkündigungsrecht auf diesen Zeitpunkt zu. Eine blosse Zustimmungsfiktion durch Weiternutzung gilt für solche Änderungen nicht.

§ 12 Höhere Gewalt

12.1 Keine Partei haftet für die Nichterfüllung oder Verzögerung von Leistungen, soweit diese auf Ereignissen beruht, die ausserhalb ihres zumutbaren Einflussbereichs liegen (höhere Gewalt), namentlich Naturereignisse, Epidemien/Pandemien, Krieg, behördliche Massnahmen, Streik, weitreichende Ausfälle von Strom- oder Telekommunikationsnetzen sowie schwerwiegende Störungen bei Subprozessoren.

12.2 Die betroffene Partei informiert die andere Partei unverzüglich und unternimmt zumutbare Anstrengungen zur Minderung. Dauert das Ereignis länger als 60 Tage an, kann jede Partei den betroffenen Vertragsteil schriftlich kündigen.

§ 13 Schlussbestimmungen

13.1 Form: Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform (Textform/E-Mail genügt); dies gilt auch für die Aufhebung dieses Formerfordernisses. Vorbehalten bleibt das Änderungsverfahren nach § 11.

13.2 Abtretung: Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur mit vorgängiger schriftlicher Zustimmung von mentro auf Dritte übertragen. mentro ist berechtigt, den Vertrag im Rahmen einer Unternehmensnachfolge oder Umstrukturierung auf ein verbundenes oder übernehmendes Unternehmen zu übertragen.

13.3 Salvatorische Klausel: Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die Parteien ersetzen die unwirksame Bestimmung durch eine zulässige Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

13.4 Anwendbares Recht: Dieser Vertrag untersteht ausschliesslich dem materiellen Schweizer Recht unter Ausschluss der Kollisionsnormen und des UN-Kaufrechts (CISG).

13.5 Gerichtsstand: Ausschliesslicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Auw (AG), Schweiz. Zwingende Gerichtsstände bleiben vorbehalten.

13.6 Mitteilungen. Rechtserhebliche Mitteilungen von mentro an den Kunden erfolgen in Textform (E-Mail genügt) an die vom Kunden zuletzt bekannt gegebene Admin- bzw. Rechnungs-E-Mail-Adresse (§ 4.4); der Kunde hält diese Adressen aktuell. Mitteilungen, die an die zuletzt bekannt gegebene Adresse versandt wurden, gelten als ordnungsgemäss erfolgt. Mitteilungen des Kunden an mentro erfolgen an contact@mentro.ch oder über das plattforminterne Support-System.

Conditions générales