Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie die mentro GmbH (nachfolgend «mentro», «wir») Personendaten bearbeitet. Sie gilt für unsere Website (Teil A) und für die mentro-Plattform (Teil B). Massgebend ist das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG, SR 235.1) samt Verordnung (DSV, SR 235.11). Soweit die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Einzelfall anwendbar ist, gelten deren Bestimmungen ergänzend.

Information für Lernende und, bei Minderjährigen, deren Eltern. Dieses Dokument erfüllt zugleich die Informationspflicht nach Art. 19 DSG. Es erklärt verständlich, welche Daten auf der mentro-Plattform bearbeitet werden, wozu, wie und welche Rechte bestehen. Die Organisation, bei der die Ausbildung dokumentiert wird (Lehrbetrieb oder Bildungsinstitution; Verantwortliche für die Lerndaten, vgl. Ziff. 8.2), stellt diese Erklärung den betroffenen Personen zur Verfügung. Eine Unterschrift ist dafür nicht erforderlich: Die Kern-Bearbeitung (Lerndokumentation, KI-gestütztes Kompetenz-Mapping und mentro Score, Bildungsberichte) gehört zur Berufsausbildung und stützt sich auf das Lehr-/Ausbildungsverhältnis. Sie hängt nicht von einer separaten Einwilligung ab, und das Konto wird nicht an eine Einwilligung gekoppelt. Das gilt auch für die organisationsübergreifende Sichtbarkeit des Lernstands (Ziff. 12a), wenn die lernende Person in mehreren Organisationen ausgebildet wird: Sie gehört zur Ausbildung und stützt sich auf dasselbe Verhältnis. Die lernende Person wird darüber bei der Einladung ausdrücklich informiert und bestätigt die Kenntnisnahme, bevor sie beitritt.

1. Verantwortliche und Kontakt

1.1 Verantwortliche für die in dieser Erklärung beschriebene Datenbearbeitung (vorbehaltlich der Rollenabgrenzung in Ziff. 8) ist:

• mentro GmbH
• Bergstrasse 19a, 5644 Auw
• UID: CHE-437.249.352
• E-Mail: contact@mentro.ch
• Telefon: 077 498 38 50

1.2 Datenschutzkontakt: contact@mentro.ch. Anfragen zum Datenschutz und zu Betroffenenrechten (Ziff. 17) sind an diese Adresse zu richten.

1.3 mentro hat keine gesetzliche Pflicht zur Bezeichnung einer Datenschutzberaterin und keine Vertretung in der EU bestellt.

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TEIL A: Website

2. Server-Logfiles

2.1 Beim Aufruf unserer Website erfasst die Hosting-Infrastruktur automatisch technische Zugriffsdaten in Server-Logfiles: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite/Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und -version, Betriebssystem.

2.2 Zweck: technischer Betrieb, Stabilität und Sicherheit der Website (Erkennung und Abwehr von Missbrauch/Angriffen), Fehlerdiagnose. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am sicheren und störungsfreien Betrieb (Art. 31 Abs. 1 DSG).

2.3 Aufbewahrung: maximal 90 Tage, danach Löschung oder Anonymisierung, soweit nicht länger zur Beweissicherung bei einem konkreten Vorfall erforderlich.

3. Kontaktaufnahme (Formular und E-Mail)

3.1 Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, bearbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Anschlusskommunikation.

3.2 Zweck/Rechtsgrundlage: Beantwortung der Anfrage, vorvertragliche Massnahmen und Pflege der Geschäftsbeziehung (Art. 31 Abs. 1 DSG; bei vertragsbezogenen Anfragen Vertragsanbahnung/-erfüllung).

3.3 Unsere E-Mail-Postfächer werden bei Microsoft betrieben (Microsoft 365; Vertragspartnerin Microsoft Ireland Operations Ltd., Irland). Für allfällige Übermittlungen in die USA ist Microsoft unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; die Schweiz anerkennt für so zertifizierte US-Unternehmen ein angemessenes Schutzniveau (Anhang 1 DSV, in Kraft seit 15.09.2024).

3.4 Aufbewahrung: solange zur Bearbeitung der Anfrage erforderlich; geschäftsrelevante Korrespondenz im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Ziff. 14).

4. Cookies und Analyse

4.1 Unsere Website verwendet nur technisch notwendige Cookies (z.B. Sitzungsverwaltung, Sicherheit), gestützt auf unser berechtigtes Interesse am Betrieb der Website.

4.2 Die Website wird tracking-frei betrieben: Wir setzen derzeit keine Analyse-, Reichweitenmess- oder Marketing-Tools ein und legen keine nicht notwendigen Cookies oder Tracker.

4.3 Sollten wir künftig Analyse-Tools einsetzen, informieren wir hier vorab und holen für nicht notwendige Cookies/Tracker eine jederzeit widerrufbare Einwilligung über ein Cookie-Banner ein.

5. Hosting der Website

5.1 Die Website wird auf Schweizer Infrastruktur der cloudscale.ch AG (Zürich; Rechenzentren Rümlang ZH und Lupfig AG) betrieben. cloudscale bearbeitet die unter Ziff. 2 genannten Daten in unserem Auftrag.

5.2 Die Namensauflösung (DNS) der Domain mentro.ch erfolgt über die Infomaniak Network SA (Genf, Schweiz). Der Aufruf der Website geht direkt an die unter Ziff. 5.1 genannte Schweizer Infrastruktur.

5.3 Für den Versand von E-Mails setzen wir die Infomaniak Network SA (Genf, Schweiz) ein.

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TEIL B: mentro-Plattform

6. Was ist die Plattform?

mentro ist eine KI-gestützte Schweizer Berufsbildungs-Plattform. Lernende dokumentieren Tätigkeiten, Lernjournale und Praxisaufträge; Berufsbildner und Praxisbildner begleiten sie, halten Beobachtungen fest und erstellen Bildungsberichte. Kern ist das mentro Competency Evidence Model (MCEM): Es ordnet dokumentierte Inhalte mithilfe von KI Kompetenzen des Bildungsplans zu und berechnet daraus den «mentro Score» und den Lernfortschritt. Die Plattform ist mehrmandantenfähig und trennt die Daten der Organisationen strikt (Org-Isolation); einzige Ausnahme ist die organisationsübergreifende Sichtbarkeit des Lernstands nach Ziff. 12a, und auch sie gibt keine Originaltexte über die Organisationsgrenze weiter.

7. Nutzergruppen

• Organisationen der beruflichen Grundbildung (unsere Kunden): Lehrbetriebe oder Bildungsinstitutionen (z.B. Basislehrjahr-Anbieter). Sie schliessen den Vertrag mit mentro und sind für die Lerndaten ihrer Lernenden datenschutzrechtlich verantwortlich.
• Lernende (oft minderjährig, ca. 15–20 Jahre): dokumentieren ihre Ausbildung.
• Berufsbildner und Praxisbildner: begleiten Lernende, machen Beobachtungen, erstellen und unterzeichnen Bildungsberichte.
• Org-Admins: verwalten Konten und Einstellungen ihrer Organisation.
• Gesetzliche Vertretung minderjähriger Lernender: nimmt Bildungsberichte per E-Mail-Link zur Kenntnis (Visum, Ziff. 9 lit. g).
• Externe Beurteilende (z.B. für Fremdeinschätzungen): erhalten zeitlich begrenzten Zugriff per E-Mail-Link.

8. Rollenabgrenzung: Verantwortliche oder Auftragsbearbeiterin?

8.1 mentro als Verantwortliche, für Konto- und Nutzungsdaten der direkten Nutzer: Bereitstellung, Sicherheit, Verwaltung und Weiterentwicklung der Plattform (z.B. Registrierung/Anmeldung, Profilverwaltung, Authentisierung, Audit-Logs, Abrechnung gegenüber dem Kunden, Support). Hierfür gilt diese Erklärung unmittelbar.

8.2 mentro als Auftragsbearbeiterin, für Lernendendaten im Auftrag der Kunden: Die inhaltlichen Lern-, Begleit- und Bewertungsdaten (Ziff. 9 lit. c–j) bearbeiten wir im Auftrag und auf Weisung des jeweiligen Kunden. Verantwortlicher ist insoweit der Kunde. Grundlage ist der Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV, Art. 9 DSG) zwischen mentro und dem Kunden. Für diese Bearbeitung gelten in erster Linie die Datenschutzinformationen des Kunden; die vorliegende Erklärung beschreibt sie ergänzend zur Transparenz.

8.3 Hinweis für Lernende und Bildner: Bitte beachten Sie zusätzlich die Datenschutzinformationen Ihrer Ausbildungsorganisation.

9. Bearbeitete Datenkategorien (Plattform)

Je nach Rolle und Nutzung bearbeiten wir folgende Kategorien:

a) Profildaten: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Avatar, hinterlegte Unterschrift (gezeichnet oder hochgeladen), Beruf/Fachrichtung.

b) Organisations-/Personendaten: Name, E-Mail, Status, Rolle (Org-Admin, Berufsbildner, Praxisbildner, Lernende, externe Beurteilende), Zuordnung zu Organisationseinheiten, Beruf und Fachrichtung, Lehrbeginn, Lehrdauer und Lehrende, Geburtsdatum sowie bei minderjährigen Lernenden die Angaben zur gesetzlichen Vertretung (Name, E-Mail und Verhältnis zur lernenden Person, bei Bedarf für eine zweite vertretungsberechtigte Person; für Information und Visum, lit. g), Kenntnisnahme der organisationsübergreifenden Sichtbarkeit bei der Einladung (Ziff. 12a) samt Nachweis darüber.

b1) Betreuungszuordnungen: wer eine lernende Person in welchem Zeitraum betreut, in welcher Rolle und ob als Haupt- oder Stellvertretung, mit einer kurzen Notiz zur Zuordnung. Daraus leitet die Plattform ab, welche Fachperson welche Lernenden sieht.

b2) Probezeit-Beurteilungen: das Ergebnis der Probezeit (bestanden, verlängert oder aufgelöst), das Datum und die verantwortliche Person. Diese Einträge sind für die Fachpersonen des Lehrbetriebs bestimmt und werden den Lernenden in der Plattform nicht angezeigt; das Auskunftsrecht nach Ziff. 17 bleibt davon unberührt.

c) Lernjournale: Freitext-Reflexionen, darunter Fragen zum Befinden im Betrieb. Solche Einträge können besonders schützenswerte Personendaten enthalten (z.B. Angaben zu Gesundheit/Stimmung oder zum persönlichen Umfeld, Art. 5 lit. c DSG).

d) Tätigkeiten (Titel, Dauer, Datum) und Ziele (Titel, Beschreibung, Reflexion), inkl. Zielen im Kontext von Standortgesprächen.

e) Praxisaufträge/Aufgaben: Auftragstext, Dokumentations-/Belegtexte der Lernenden, Selbsteinschätzungen, Rückmeldungen und Bewertung/Note der Bildner, Termine (inkl. Besprechungstermin z.B. beim Probezeitgespräch), Abgabe-Unterschriften.

f) Beobachtungen der Bildner: Freitext zu Teamarbeit, Kommunikation, Konflikten u.Ä.; kann sensible Angaben enthalten.

g) Bildungsberichte: semesterweise Bewertungen und Texte, Selbstbeurteilung der Lernenden, Fremdeinschätzungen externer Beurteilender sowie elektronische Signaturen/Visa. Beim Unterzeichnen bzw. beim Eltern-Visum werden zu Nachweiszwecken Zeitstempel, IP-Adresse und Browser-Kennung (User-Agent) protokolliert; die gesetzliche Vertretung erhält dafür einen zeitlich begrenzten E-Mail-Link (ohne eigenes Konto).

h) Schulnoten: Noten (1–6) je Modul/Fach und Semester, als zusätzliche Evidenz für den Lernfortschritt.

i) Dateien: Uploads (max. 25 MB je Datei), die im Einzelfall sensible Dokumente enthalten können; zur Suchfunktion wird der Text von Uploads extrahiert und in einem organisationsinternen Suchindex gespeichert.

j) Kompetenz-Evidenzen und KI-Artefakte: Kompetenz-Zuordnungen mit Quelle (KI oder manuell), Konfidenzwert, Textausschnitt der Belegstelle, verwendetes KI-Modell und Prompt-Stand, beurteilende Fachperson, Verlässlichkeitsstufe, geschätzte Taxonomie- und Selbstständigkeitsangaben sowie eine kurze maschinell erzeugte Begründung (vor der Speicherung pseudonymisiert); statistische Lernfortschritts-Schätzungen (Posterior) samt Verlauf; KI-generierte Kompetenz-Zusammenfassungen; KI-gestützt ausgewählte Reflexionsfragen und Kompetenz-Vorschläge zur Abnahme von Aufträgen.

k) Externe Zugriffsberechtigte: Name/E-Mail externer Beurteilender oder Begleitpersonen, Zugriffstyp und Gültigkeitsdauer; Einladungs-Links (Token) mit Ablaufdatum.

l) Benachrichtigungen und Benachrichtigungs-Einstellungen; Support-Anfragen (In-App-Threads, Nachrichten, Anhänge).

m) Audit-Logs: organisationsbezogene, unveränderliche Protokolle zustandsändernder Vorgänge (Aktion, gefilterte Parameter, Rollen); Token/Passwörter/Geheimnisse werden automatisch redigiert; keine IP-Adressen oder Browser-Kennungen (diese werden nur bei Signatur/Visum erfasst, lit. g).

n) In Freitexten beiläufig genannte Dritte (z.B. Kollegen, Familienangehörige, Kunden) können mitbetroffen sein.

o) Abrechnungsdaten des Kunden (Rechnungsadresse, Rechnungs-E-Mail, Rechnungen); Export-Protokolle (Metadaten der Datenexporte).

10. Zwecke und Rechtsgrundlagen (Plattform)

10.1 Wir bearbeiten die Daten zu folgenden Zwecken:

a) Bereitstellung und Betrieb der Plattform (Konto, Authentisierung, Rollen-/Rechtevergabe, Mandantentrennung);

b) Dokumentation der Ausbildung, Begleitung der Lernenden, Erstellung und Visierung von Bildungsberichten;

c) KI-gestütztes Kompetenz-Mapping und Berechnung des mentro Score (Ziff. 12);

d) Sicherheit, Missbrauchsabwehr, Protokollierung (Audit-Logs, Signatur-/Visum-Nachweise);

e) Abrechnung gegenüber dem Kunden und Verwaltung der Geschäftsbeziehung;

f) Support, Fehlerbehebung und Weiterentwicklung der Plattform;

g) Erstellung anonymer, aggregierter Referenzwerte (Ziff. 12b);

h) Erfüllung gesetzlicher Pflichten (insb. Aufbewahrung, Ziff. 14);

i) organisationsübergreifende Sichtbarkeit des Lernstands, wenn die lernende Person in mehreren Organisationen ausgebildet wird (Ziff. 12a).

10.2 Rechtsgrundlagen: Soweit mentro Auftragsbearbeiterin ist (Ziff. 8.2), beruht die Bearbeitung auf dem AVV mit dem Kunden und dessen Rechtsgrundlagen (insb. dem Lehr-/Ausbildungsverhältnis). Soweit mentro Verantwortliche ist (Ziff. 8.1), stützt sich die Bearbeitung auf die Vertragserfüllung, auf unser berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb und an der Weiterentwicklung der Plattform (Art. 31 DSG) sowie auf gesetzliche Pflichten. Die organisationsübergreifende Sichtbarkeit nach Ziff. 12a stützt sich auf dieselbe Grundlage wie die Kern-Bearbeitung, also auf das Lehr- und Ausbildungsverhältnis; sie beruht nicht auf einer Einwilligung und wird deshalb auch nicht widerrufen, sondern endet mit der Mitgliedschaft in der betreffenden Organisation. Holt mentro im Einzelfall dennoch eine Einwilligung ein, ist sie freiwillig (Art. 6 Abs. 6 DSG) und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar (Art. 31 Abs. 1 i.V.m. Art. 30 Abs. 2 lit. b DSG).

11. Empfänger und Auftragsbearbeiter (Subprozessoren)

11.1 Wir geben Personendaten nicht zu eigenen Zwecken an unberechtigte Dritte weiter. Zur Leistungserbringung setzen wir vertraglich verpflichtete Auftragsbearbeiter ein:

11.2 Die Datenbank- und Authentisierungstechnologie (PostgreSQL/Supabase) wird auf Schweizer Infrastruktur selbst gehostet; es fliessen keine Daten an Supabase Inc. ab.

11.3 Die jeweils aktuelle Subprozessoren-Liste stellen wir den Kunden als AVV-Anhang bereit; Änderungen kündigen wir gemäss AVV vorgängig an.

11.4 Daneben können Empfänger sein: Behörden/Gerichte, soweit gesetzlich verpflichtet, sowie unsere Berater (Rechts-/Treuhand-Dienstleister) unter Verschwiegenheit. Für unsere eigene Korrespondenz (nicht für Plattform-Lerndaten) nutzen wir Microsoft 365 (Ziff. 3.3), für die eigene Buchhaltung bexio (Schweiz).

11.5 Ein Zahlungsdienstleister wird derzeit nicht eingesetzt; die Abrechnung erfolgt per Rechnung. Vor einer allfälligen Einführung einer Online-Kartenzahlung informieren wir die Kunden vorgängig gemäss AVV.

12. KI-Verarbeitung, Profiling und mentro Score

12.1 Provider und Standort: Die KI-Verarbeitung erfolgt über die Infomaniak Network SA in der Schweiz. Die Modelle werden ephemer betrieben; ein Training der Modelle mit Nutzerdaten findet nicht statt.

12.2 Maskierung vor Übermittlung (KI-Textpfad): Vor der Übermittlung an die KI werden Personennamen und Gesundheitsbegriffe maskiert/pseudonymisiert (Namen → Pseudonyme, Gesundheitsbegriffe → Platzhalter-Token); nach der Verarbeitung werden die Ergebnisse zurückübersetzt und auf Restdaten geprüft. Alle KI-Aufrufpfade wenden diese Maskierung vor der Übermittlung an (testgestützt verifiziert im Juli 2026). Die Erkennung arbeitet regel- und wortlistenbasiert; bei frei formuliertem Text lässt sich nicht jede denkbare Formulierung sicher erkennen, weshalb wir die Erkennung laufend weiterentwickeln. Sie gilt für den KI-Textpfad, nicht für den E-Mail-Versand (dort ist eine Maskierung funktional nicht möglich).

12.3 Wofür wir KI einsetzen: - Kompetenz-Mapping (MCEM): Journale, Tätigkeiten, Beobachtungen und Auftrags-Belegtexte werden Kompetenz-Bausteinen des Bildungsplans zugeordnet (u.a. Taxonomiestufen K1–K6, Konfidenzwert). Daraus wird statistisch der mentro Score und der Lernfortschritt abgeleitet. Bei Aufträgen entstehen KI-Zuordnungen, sobald die Fachperson den Auftrag als belegt abnimmt; eine ungenügende Beurteilung erzeugt keine Zuordnung. Die Bewertung beeinflusst dabei die Einschätzung der Höhe. Rein KI-erzeugte Evidenzen werden systematisch tiefer gewichtet als menschliche Attestierungen. - Reflexionsfragen: Auswahl passender Journal-Reflexionsfragen aus einem kuratierten Fragenpool. - Kompetenz-Zusammenfassungen: verdichtete Darstellungen von Kompetenzständen je Leistungsziel als Arbeitshilfe für Bildner (auf Anforderung generiert).

Der Lehrbetrieb kann die KI-Funktionen für Journale (Reflexionsfragen und Kompetenz-Erkennung) und für Aufträge (Klassifikation und Kompetenz-Vorschläge) für seine Organisation jeweils deaktivieren (Einstellungen der Organisation).

12.4 Profiling mit menschlicher Letztentscheidung: Die Plattform erstellt ein längsschnittliches Kompetenzprofil; insoweit findet Profiling (Art. 5 lit. f DSG) statt. KI-Bewertungen sind jedoch nicht allein massgeblich: Bildungsberichte werden von den Berufsbildnern geprüft und unterzeichnet; die fachliche Letztentscheidung trifft der unterzeichnende Berufsbildner bzw. der Kunde. mentro legt die Funktionsweise und Logik der Bewertung offen; betroffene Personen können ihren Standpunkt darlegen und eine Überprüfung durch eine natürliche Person verlangen (Art. 21 DSG).

12.5 Einfluss auf Bildungsberichte: Der mentro Score und das Kompetenzprofil fliessen in die ausbildungsrelevanten Bildungsberichte ein. Da diese Berichte Wirkung für die Ausbildungslaufbahn entfalten können, gilt: Die Letztentscheidung trifft stets ein Mensch; betroffene Personen können ihren Standpunkt darlegen und eine Überprüfung verlangen.

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12a. Organisationsübergreifende Sichtbarkeit des Lernstands

12a.1 Wird eine lernende Person in mehr als einer Organisation ausgebildet, dürfen die Berufs- bzw. Praxisbildner jeder dieser Organisationen (z.B. Lehrbetrieb, überbetrieblicher Kurs/üK oder Basislehrjahr-Anbieter) ihren Lernstand einsehen: den je Leistungsziel erreichten Kompetenzstand, die Schulnoten sowie die Anzahl der Belege, die dazu beigetragen haben, aufgeschlüsselt danach, aus welcher Art von Eintrag sie stammen (z.B. Tätigkeit, Lernjournal, Beobachtung). Die Belege selbst und ihre Originaltexte (Lernjournale, Tätigkeiten, Beobachtungen, Auftragstexte) verlassen die Organisation nicht, in der sie entstanden sind. Ausserhalb dieser Ausbildungsbeziehungen bleibt die strikte Mandantentrennung bestehen.

12a.2 Diese Sichtbarkeit ist Teil der Ausbildung und keine gesonderte Einwilligung: Sie entsteht dadurch, dass die Person in der weiteren Organisation ausgebildet wird, und endet mit dieser Mitgliedschaft. Beim Annehmen der Einladung wird die lernende Person ausdrücklich darauf hingewiesen, was die einladende Organisation sehen wird und was nicht; sie bestätigt die Kenntnisnahme, bevor sie beitritt, und dieser Vorgang wird zu Nachweiszwecken protokolliert (Ziff. 9 lit. b). Die Entscheidung der lernenden Person besteht darin, der weiteren Organisation beizutreten oder nicht.

12a.3 Bei minderjährigen Lernenden informiert der Lehrbetrieb als Verantwortlicher die gesetzliche Vertretung über diese Sichtbarkeit (Ziff. 15). Wir empfehlen minderjährigen Lernenden, den Beitritt zu einer weiteren Organisation mit ihrer gesetzlichen Vertretung zu besprechen.

12b. Anonyme Referenzwerte

Zur Einordnung des Lernfortschritts und zur Verbesserung der Plattform erstellt mentro anonymisierte, aggregierte Referenzwerte (z.B. Perzentile des dokumentierten Lernfortschritts pro Beruf, Fachrichtung und Ausbildungswoche). In die Aggregate fliessen nur Gruppen von mindestens 5 Lernenden ein (k-Anonymität); die Ergebnisse enthalten keinen Personenbezug und lassen keine Rückschlüsse auf einzelne Lernende oder Organisationen zu. Die Zulässigkeit dieser Anonymisierung ist im AVV mit dem Kunden geregelt.

13. Bekanntgabe ins Ausland

13.1 Die Bearbeitung der Plattform- und Lerndaten erfolgt vollständig in der Schweiz (Datenresidenz Schweiz); im Auftragsverhältnis findet keine Bekanntgabe ins Ausland statt.

13.2 Ausserhalb der Plattform nutzen wir für unsere eigene Korrespondenz Microsoft 365 (Teil A, Ziff. 3.3). Der Anbieter ist für allfällige US-Übermittlungen unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; die Schweiz anerkennt hierfür ein angemessenes Schutzniveau (Anhang 1 DSV, in Kraft seit 15.09.2024, EDÖB-Mitteilung).

14. Aufbewahrung und Löschung

14.1 Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

14.2 mentro-eigene Geschäfts-/Rechnungsunterlagen werden 10 Jahre aufbewahrt (Art. 958f OR).

14.3 Lerndaten (im Auftrag des Kunden bearbeitete Inhalte) bewahren wir nicht pauschal 10 Jahre auf. Sie werden bei Vertragsende auf Weisung des Kunden als Verantwortlichem exportiert und/oder gelöscht (Ziff. 14.6). Eine allfällige ausbildungsrechtliche Aufbewahrungspflicht obliegt dem Kunden.

14.4 Gelöschte Inhalte werden zunächst als gelöscht markiert (Soft-Delete) und danach endgültig entfernt (Purge).

14.5 Datenexport: Es steht ein Export im Format PDF/JSON zur Verfügung; er kann jederzeit neu erstellt werden. Eine erstellte Exportdatei ist aus Sicherheitsgründen 24 Stunden abrufbar.

14.6 Bei Vertragsende: Wir ermöglichen einen Export (90 Tage) und löschen die produktiven Primärdaten anschliessend innert 4–8 Wochen, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten. Die endgültige Entfernung aus Backups erfolgt im regulären Rotationszyklus, spätestens nach 6 Monaten; bis dahin werden diese Daten nicht mehr produktiv genutzt. Näheres regelt der AVV.

14.7 Bei Ende eines einzelnen Lehrverhältnisses (Lehrabschluss, Lehrabbruch oder Betriebswechsel) bleiben die betroffenen Lerndaten ab dem erfassten Lehrende während einer Exportfrist von 90 Tagen erhalten; die bevorstehende Löschung wird dem Kunden und der lernenden Person vorgängig angekündigt. Danach werden die Daten gelöscht, sofern der Kunde als Verantwortlicher nicht die weitere Aufbewahrung anweist oder, mit Rechtsgrundlage des aufnehmenden Betriebs, eine Übertragung verlangt.

15. Minderjährige

15.1 Viele Lernende sind minderjährig. Wir bearbeiten ihre Daten mit besonderer Sorgfalt. Pro lernender Person werden das Geburtsdatum und bei Minderjährigen die E-Mail-Adresse der gesetzlichen Vertretung erfasst (durch den Kunden gepflegt); die Minderjährigkeit ist damit systemseitig erkennbar.

15.2 Einbezug der gesetzlichen Vertretung: Der Lehrbetrieb informiert beim Onboarding die Lernenden und, bei Minderjährigen, deren gesetzliche Vertretung über die Bearbeitung auf der Plattform (Art. 19 DSG; die Mitunterzeichnung des Lehrvertrags ersetzt diese Information nicht). mentro stellt dem Lehrbetrieb dafür diese Datenschutzerklärung und eine Eltern-Information in einfacher Sprache bereit. Bildungsberichte nimmt die gesetzliche Vertretung über einen zeitlich begrenzten E-Mail-Link zur Kenntnis (Visum, ohne eigenes Konto); der Vorgang wird zu Nachweiszwecken protokolliert (Ziff. 9 lit. g). Über die organisationsübergreifende Sichtbarkeit (Ziff. 12a) informiert der Lehrbetrieb die gesetzliche Vertretung im Rahmen dieser Information; sie beruht nicht auf einer Einwilligung der lernenden Person.

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16. Datensicherheit (technische und organisatorische Massnahmen)

16.1 Wir treffen dem Risiko angemessene Massnahmen (Art. 8 DSG), insbesondere:

• Transportverschlüsselung (TLS) und Verschlüsselung ruhender Daten auf Infrastruktur-/Datenbankebene; Backups AES-256-verschlüsselt;
• Authentisierung mit signierten Tokens (JWT/JWKS-Validierung); Rollen ausschliesslich aus der Datenbank;
• Zugriffskontrolle nach dem Prinzip der minimalen Rechte: Row Level Security auf allen Datenbanktabellen (Org-Isolation) plus Autorisierungsprüfung auf jedem Anwendungs-Endpunkt;
• unveränderliche Audit-Logs zustandsändernder Vorgänge (sensible Felder redigiert);
• strikte Mandantentrennung; organisationsübergreifender Zugriff nur zwischen Organisationen, die dieselbe Person ausbilden, und nur auf den Lernstand (Ziff. 12a);
• stündliche verschlüsselte Backups mit definierter Rotation (spätestens 6 Monate), Monitoring, Ratenbegrenzung vor KI-Aufrufen, Dateigrössenlimit 25 MB;
• Geheimnisse ausschliesslich über Umgebungsvariablen; kein externes Tracking oder Error-Reporting an Drittdienste;
• Fehlerdiagnose über ein selbst gehostetes Fehler-Tracking auf Schweizer Infrastruktur: Fehlerberichte werden vor dem Versand bereinigt (keine Sitzungs-Tokens, Kennungen maskiert) und nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

16.2 Einzelheiten enthält das TOM-Dossier (für Kunden: Anhang 2 zum AVV). Die Massnahmen werden laufend überprüft; kein System bietet absolute Sicherheit.

16a. Datensicherheitsverletzungen

16a.1 Stellt mentro eine Verletzung der Datensicherheit fest, gilt:

• Soweit mentro Auftragsbearbeiterin ist (Lerndaten): Meldung an den betroffenen Kunden unverzüglich, Richtwert innert 48 Stunden ab Kenntnis (jede Verletzung, nicht nur Hochrisiko-Fälle). Risikobeurteilung, allfällige Meldung an den EDÖB (Art. 24 DSG, Meldeportal) und Information der betroffenen Personen obliegen dem Kunden; mentro unterstützt ihn dabei.
• Soweit mentro Verantwortliche ist (Website, Konto-/Abrechnungsdaten, Korrespondenz): mentro beurteilt das Risiko selbst und meldet Verletzungen mit voraussichtlich hohem Risiko dem EDÖB so rasch als möglich; betroffene Personen werden informiert, soweit erforderlich.

16a.2 Hinweise auf mögliche Vorfälle: contact@mentro.ch.

17. Betroffenenrechte

17.1 Betroffenen Personen stehen insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 25 DSG): grundsätzlich kostenlos und innert 30 Tagen;
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 Abs. 1 DSG);
• Löschung/Vernichtung, soweit keine Aufbewahrungspflicht oder überwiegende Gründe entgegenstehen;
• Datenherausgabe/-übertragung (Art. 28 DSG) für Daten, die die betroffene Person bekanntgegeben hat und die automatisiert sowie im Zusammenhang mit einem Vertrag oder mit Einwilligung bearbeitet werden (vgl. Exportfunktion Ziff. 14.5); abgeleitete oder bewertende Daten (z.B. mentro Score, Beobachtungen der Bildner) sind davon nicht erfasst;
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 31 Abs. 1 i.V.m. Art. 30 Abs. 2 lit. b DSG);
• Recht, eine widerrechtliche Bearbeitung untersagen zu lassen (Art. 32 Abs. 2 DSG);
• bei automatisierten Bewertungen: Darlegung des eigenen Standpunkts und Überprüfung durch eine natürliche Person (Ziff. 12.4).

17.2 Auch Berufs-/Praxisbildner und Org-Admins sind betroffene Personen und können diese Rechte für ihre eigenen Daten ausüben. Die Audit-Logs (Ziff. 9 lit. m) dienen ausschliesslich Sicherheits- und Nachvollziehbarkeitszwecken und werden nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle der Mitarbeitenden ausgewertet (Art. 328b OR).

17.3 Zur Ausübung wenden Sie sich an contact@mentro.ch. Betrifft Ihr Anliegen Lerndaten, für die Ihre Ausbildungsorganisation verantwortlich ist (Ziff. 8.2), richten Sie es bitte an diese; wir unterstützen sie als Auftragsbearbeiterin. Zur Identitätsprüfung können wir geeignete Nachweise verlangen.

17.4 Beschwerderecht: Sie können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, wenden.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, um sie an rechtliche oder technische Entwicklungen anzupassen. Massgebend ist die jeweils auf der Website bzw. in der Plattform veröffentlichte Fassung. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir in geeigneter Weise.

Stand: 20. August 2026 · Version 1.3